خطوات تنظيم الوقت وأهمية ادارة الوقت

هناك دائمًا مهام أكثر من الوقت المتاح ، سواء كانت شخصية أو مهنية أو ترفيهية أو علمية أو تنموية أو حتى هواية ، ويمكن أن تنتهي حياة الشخص ، ولم ينجزوا بعد كل ما خططت له ، تاركين ذلك للآخرين لإكماله. حياتها المهنية ، وهنا دور إدارة الوقت أو تنظيمه. يعني عملية التخطيط وممارسة التحكم الواعي على الوقت الذي يقضيه الفرد في أداء العديد من المهام ، بهدف زيادة فعاليتها وكفاءتها وإنتاجيتها.

هل إدارة الوقت مهمة؟

لا تقتصر إدارة الوقت على إنجاز المهام فحسب ، بل تتعلق بترتيبها حسب الأولوية ، وتنفيذها وفقًا لتلك الأولوية في المقام الأول ، وبالتالي فإن إدارة الوقت مهمة بالغة الأهمية ، لأن الشخص غالبًا ما يجد عددًا كبيرًا من المهام أمامه فالدرس هنا هو تقسيمهم ووضعهم في جدول وعدم السير بشكل عشوائي.

على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى مهامك هي الحصول على وظيفة ، فأنت بحاجة إلى وقت لتحديث سيرتك الذاتية ، والبحث عن الوظائف والشركات ، والاستعداد للمقابلات الشخصية ، ويجب عليك تخصيص الوقت لكل من هذه المهام حسب الاقتضاء ، على سبيل المثال إذا كنت ابحث عن بعض وقت الفراغ بين مهمتين كبيرتين ، يمكنك القيام بإحدى المهام القصيرة مثل تحديث سيرتك الذاتية.

ما هي مهارات إدارة الوقت؟

يجب أن يكون لديك مهارات إدارة الوقت ، على سبيل المثال:

1. القواعد

كونك منظمًا يجعلك على دراية بالمهام التي يجب القيام بها ومتى. يعني التنظيم هنا وجود دفتر ملاحظات مقسم إلى مواضيع ، وتقويم بمواعيدك ، وتنظيم المستندات بحيث يسهل الوصول إليها ، وأشياء أخرى تراها مناسبة لنمط حياتك أو لطبيعة مهامك.

2. الأولوية

يعد تقييم المسؤوليات والمهام وتحديد أولوياتها مهارة ضرورية لإدارة الوقت بنجاح. على سبيل المثال ، يمكنك إكمال مهام قصيرة وسريعة أولاً ، ثم الانتقال إلى مهام أطول ، أو إكمال مهام بسيطة ثم مهام أكثر تعقيدًا أو عاجلة قبل المهام المستقبلية ، أو كما تراه مناسبًا ، لا توجد قواعد صارمة هنا ، إنها مرنة.

3. تحديد الهدف

الخطوة الأولى لتحقيق الهدف هي تحديده ثم معرفة الطريق لتحقيقه. لن تتمكن من تحقيق أي شيء من خلال النظر إلى قمة الهرم ، وعليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر مع نطاق زمني محدد لبناءها معًا مثل قطع Lego حتى يتم تحقيق هدف المهمة الذي يجب عليك تحقيقه .

4. التخطيط

التخطيط هو حجر الزاوية الأساسي لمهارات إدارة الوقت ، لذلك من الضروري التخطيط لكيفية سير يومك ، ومواعيد الاجتماعات ، والتسوق، وإصلاح السيارات ، وتتبع مدرسة الأطفال وأشياء أخرى. المهام الأخرى التي لم تكتمل ولن تكتمل .

شاهد أيضا : عناصر النجاح فى الحياة وكيفية تحقيق النجاح

ما هي طرق إدارة الوقت وتنظيم الوقت ؟

1. خرائط العقل

يفضل العديد من الأشخاص استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتقسيمها إلى أجزاء بدلاً من الخلط والعشوائية للاستمتاع براحة البال. إنه مثل "قطع" المعلومات المتشابكة في عقلك و "لصقها" في خريطة ذهنية حتى يتمكن عقلك من التركيز على إكمال مهامك واحدة تلو الأخرى. هناك العديد من البرامج والمواقع لإنشاء خرائط ذهنية ، ولكن يمكنك ببساطة استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير لهذا الغرض.

2. أجهزة الكمبيوتر المحمولة

يمكنك كتابة أي شيء تريده في دفتر يومياتك ، مثل الأسئلة العشوائية التي تتبادر إلى الذهن طوال الوقت ، أو قائمة التسوق ، أو قطع غيار السيارات ، أو مهارات العمل. لست بحاجة إلى ورقة أو قلم وشطب الكلمات من حين لآخر ، يمكنك استخدام العشرات من التطبيقات على هاتفك المحمول ، ونشرح لك تطبيق Google Keep لبساطته وكفاءته ، ويمكنك ربطه إلى حسابك وتحديث المفكرة تلقائيًا ، بحيث إذا فقدت البيانات الموجودة على هاتفك ، يمكنك استعادتها بسهولة.

3. التقويم

إذا حضرت العديد من الاجتماعات سواء داخل الصالات أو على الإنترنت ، وإذا قابلت العديد من الأشخاص ، فلا شك أنك قد تتشوش وتنسى أحد الاجتماعات مما قد يضر بسمعتك أو يلحق بك ضررًا كبيرًا ، وهنا تكمن أهمية التقويم الذي ينظم مواعيدك لك ويرسل لك تنبيهًا عند اقتراب موعده أو موعد استحقاقه ، نوصيك بتقويم Google لبساطته وإمكانية مزامنته تلقائيًا مع حسابك.

إدارة الوقت

كيفية إدارة الوقت بشكل جيد

ماذا تعني إدارة الوقت وإدارة الوقت؟

قبل البدء من وجهة النظر العملية ، يجب أن نتحدث قليلاً عن المعنى الذي يقوم عليه تنظيم الوقت.

إنها عملية تهدف إلى تنظيم الوقت وتخطيطه بشكل صحيح وتوزيعه جيدًا بين المهام والمهام التي يتعين القيام بها. أي أنه يعتمد على تحديد أجزاء الوقت المستغرق في أداء كل إجراء أو إجراء.

على عكس ما يراه البعض في مفهوم "الانشغال" ، فإن هذا لا يعني بالضرورة إدارة جيدة للوقت أو إنجاز المهمة من خلال إنتاجية عالية ، بل قد يكون العكس صحيحًا في بعض الحالات.

تريد مثالا؟ كم مرة شعرت بخيبة أمل لعدم تمكنك من إكمال جميع المهام والوظائف في نفس اليوم؟ مع العلم أنك تعمل بدون توقف؟

عندما يحدث هذا ، فهذه علامة على أن إدارة وقتك ليست الأفضل. قد لا تقضي وقتًا في العمل والأنشطة المهمة حقًا وتفقد كل تركيز.

وعندما تفعل ذلك بشكل صحيح ، تتيح لك إدارة الوقت تقسيم وقتك وتقسيمه بشكل أكثر ذكاءً ، مما يؤدي إلى إنجاز معظم العمل في أقل وقت ممكن. خاصة في المواقف التي تكون فيها في عجلة من أمرك أو تحت ضغط ما.

ما هي أهمية إدارة الوقت؟

إن القدرة على إدارة وقتك بشكل جيد تتجاوز مجرد وجود الوقت في متناول اليد أو إنجاز المهام اليومية بشكل أسرع.

عندما تدير وقتك بشكل أكثر فاعلية ، يمكنك فعل أي شيء يبدو أنه يحقق الأهداف والتوقعات التي حددتها لنفسك.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التخطيط الأفضل لوقتك وإدارته يوفر لك العديد من المزايا والفوائد ، سواء لحياتك المهنية أو حياتك الشخصية. فيما يلي بعض الميزات والفوائد الرئيسية:

ضغط أقل: عندما يمكنك اتباع جدول زمني محدد لعملك ، وبطريقة مناسبة ، فإنك تواجه ضغطًا وقلقًا أقل.

يوفر المزيد من الوقت المجاني: عندما تدير وقتك وتنظمه بشكل صحيح ، يمكنك في الواقع الحصول على مزيد من الوقت للقيام بأنشطة مهمة وشخصية.

العمل بشكل أكثر إنتاجية: تساعدك الإدارة الجيدة للوقت على تجنب إضاعة الوقت ، حيث يمكنك التركيز على العمل والأنشطة المهمة حقًا.

تحسين سمعتك: سواء في الحياة المهنية أو الشخصية ، سوف يُنظر إليك كشخص يلهمك بالثقة ويقوم بعمله بكفاءة واجتهاد.

بذل مجهود أقل: يساعدك تنظيم وقتك بشكل صحيح على تقليل الجهد المطلوب لإكمال الأعمال والمهام.

أساسيات تنظيم الوقت واستثماره

ضع خطة وهدفًا محددًا

من أجل تحسين إدارة وقتك حقًا ، تحتاج إلى تحديد هدف واضح وقابل للتحقيق.

بالإضافة إلى التفكير في تحسين الوقت وزيادة إنتاجيتك في العمل الشخصي والمهني ، يجب أن تعرف كيف يكون لديك هدف واضح يساعدك حقًا على تنظيم كل ما تحتاجه.

يحدث هذا لأنه عندما تحدد هدفًا ، يمكنك في الواقع التفكير في طرق لتنظيم وقتك والعمل للوصول إلى هناك.

لهذا السبب ، حاول أن تضع لنفسك أهدافًا قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. بهذه الطريقة ، يمكنك تطوير الإستراتيجية المفيدة لتحقيق هذه الأهداف ، مع التركيز على فترات زمنية محددة مسبقًا لتحقيق إكمال كل مهمة من المهام.

من الشائع جدًا تحديد أهداف قد لا تكون قابلة للتحقيق ، عندما تفعل ذلك ، قد تشعر بالتعب أو الإحباط أثناء العمل والإنتاجية في كل لحظة من وقتك.

شاهد أيضا : خمس صفات لقادة الأعمال في القرن الحادي والعشرين

قم بعمل قائمة بالمهام اليومية والأعمال الروتينية

بعد تحديد الأهداف ، يمكنك البدء في التفكير في الإجراءات والإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف.

مثلا:

إذا كان لديك نشاط تجاري عبر الإنترنت وترغب في جذب جمهور أكبر إلى صفحة المبيعات الخاصة بك ، فيمكنك التفكير في الإجراءات والإجراءات التالية:

تحسين موقع الويب الخاص بك

أنشئ مدونة

اكتب محتوى مهم للجمهور

قم بإنشاء وطباعة المزيد من منشورات الوسائط الاجتماعية

قم بإنشاء مقاطع فيديو على قناتك على YouTube والاستراتيجيات الأخرى

بعد التفكير في كل ما عليك القيام به لتحقيق أهدافك ، اكتب تلك الإجراءات على الورق.

من المهم جدًا أن يكون لديك مستند أو خطة تتضمن كل ما تحتاج إلى القيام به. سيساعدك ذلك على عدم نسيان كل ما عليك القيام به.

اعمل على ترتيب أولويات ما هو مهم وملح حقًا

مع وجود قائمة مهام في متناول اليد ، حان الوقت للقيام بما هو عاجل ومهم ، وتحديد المهام التي يمكن تأجيلها.

فكر في أهم الإجراءات لتحقيق أهدافك ووضعها موضع التنفيذ قبل المهام الأخرى.

لذلك عندما يتم تدوين كل شيء ، يصبح من الأسهل عليك فهم ما هو مهم وما يجب تركه لوقت لاحق.

لكن عليك أن تكون حريصًا على عدم تأجيل العمل والأنشطة كثيرًا. إذا كنت ترغب في ترك كل شيء لوقت لاحق ، ولم تقم بتعيين ترتيب معين أو جدول زمني لما عليك القيام به ، ووضع تاريخ بدء وانتهاء لكل إجراء ، فلن تحصل على أي شيء.

لهذا السبب ، حتى لو كان لديك وظيفة كبيرة حقًا ، فلا تنسَ تفعيلها في وقت ما من يومك ، وهذا بالضبط ما سنتحدث عنه الآن.

لديك تقويم

إن وجود تقويم أو تقويم لتواريخ البدء والانتهاء لكل وظيفة أو إجراء هو أحد الأشياء التي تساعد كثيرًا في إدارة وتنظيم الوقت كما ينبغي. عندما تحدد فترات زمنية ، فإنك ترسل أوامر إلى الدماغ بشكل طبيعي ودون وعي لتنبيهه إلى أن لديه شيئًا مهمًا لإنجازه في فترة زمنية معينة.

مع هذا ، حتى إذا كانت لديك أولويات للمهام العاجلة والمهمة ، فلن تنسى أبدًا المهام والأعمال الأخرى التي تحتاج إلى القيام بها لاحقًا.

نصيحتنا لك هي استخدام فترات صباح الأحد ، على سبيل المثال ، للتخطيط لأسبوعك كما هو ، وبهذه الطريقة لا تفكر إلا في التخطيط للمستقبل القريب ، والذي يمكن أن يساعدك كثيرًا في إدارة وقتك بأفضل طريقة ممكنة .

بالطبع هناك مهام وأعمال معينة تستغرق وقتا وقد يكون من الممكن تنفيذها بعد شهر أو أكثر ولكن إذا علمت على الأقل أنها موجودة في مواعيدك. لذلك عندما تقترب من تاريخ التسليم ، ستعرف بالضبط ما عليك القيام به الآن.

قم بعمل واحد في كل مرة

ليس من المفيد أبدًا تنظيم مهامك وإجراءاتك بالترتيب من حيث الأهمية ، وبرمجتها في التقويم ، إذا كنت تنوي القيام بكل شيء في نفس الوقت.

كما ذكرنا في بداية هذه المقالة ، نعلم أنه من المحتمل أن يكون لديك الكثير من العمل أو المهام التي يتعين عليك القيام بها خلال اليوم ، ولكن إذا حاولت القيام بكل شيء في وقت واحد ، فلن تتمكن من إكمال أي من الأنشطة ، وستصل إلى الوسط في كل عمل أو عمل أو ستكون متعبًا جدًا عقليًا وجسديًا.

لهذا السبب بالذات ، يجب أن تركز على مهمة واحدة في كل مرة ، وأن تبذل كل طاقتك فيها ، وبالتالي ستلاحظ أنك ستكون قادرًا على إنهاء كل شيء في الوقت الذي حددته مسبقًا لنفسك وأنك ستقوم بذلك. أن تكون قادرًا على تنفيذ مهام أخرى. بطريقة أكثر تكاملاً.

بمرور الوقت ، ستجد أن التنظيم والتركيز على نشاط أو وظيفة يساعدك على إدارة وتنظيم وقتك بشكل أفضل.

تجنب التراخي

إلى جانب أهمية القيام بشيء واحد في كل مرة ، من المهم أيضًا عدم تأجيل الإجراءات حتى وقت لاحق إذا كنت تستطيع القيام بها الآن.

من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس أنهم لا يستطيعون إدارة الوقت بشكل جيد والوقوع في التقاعس عن العمل. إن التوسع المفرط في العمل يمنعك من التركيز على المهام والأعمال التي يتعين عليك القيام بها.

ولهذا السبب بالتحديد ، يجب أن نفكر هنا في الشركة والاستشارات ككل معًا ، عندما تحدد مواعيد نهائية لإنجاز مهام معينة ، حتى في أوقات وتواريخ مختلفة ، فإنك تظل في حالة عمل مستمر وأنت لا تعتقد أنه عليك فعل أي شيء.

إذا كان لديك الوقت اليوم لبدء وظيفة تستحق خلال أسبوعين ، فلماذا لا تبدأها اليوم ، وبعد ذلك سيكون لديك المزيد من الوقت للقيام بوظائف وأنشطة أخرى والاستعداد جيدًا لبعض الأحداث غير المتوقعة التي قد تواجهها؟

تنظيم مكان عملك

إن وجود بيئة عمل منظمة جيدة يساعدك كثيرًا في إدارة الوقت والتنظيم ، وذلك لأنه في مكان عام منظم ، لن تضيع الوقت في البحث عن شيء تفعله.

لهذا السبب ، حتى لو كنت تتحكم في شؤونك الشخصية ، يجب أن يكون لديك مساحة مخصصة لممارسة الأعمال والمهام المتعلقة بالأعمال.

في هذا المناخ أو البيئة ، ضع كل ما تحتاجه طوال اليوم ، مثل جهاز كمبيوتر ، أو هاتف ، أو دفتر ملاحظات ، أو أقلام ، وإذا أمكن ، ضع كوبًا من القهوة أو زجاجة ماء بجانبك.

خذ فترات راحة

حتى مع وجود الكثير من العمل والأنشطة التي يجب القيام بها ، من المهم جدًا أن تفهم أنك بحاجة أيضًا إلى وقت للراحة.

نحن نعلم أن الكثير من الناس ، خاصة عندما يكون لديهم الكثير من العمل والمهام ، يعتقدون أنه يجب عليك العمل دون توقف طوال الوقت. لكنه مؤشر رائع على أنك لا تقوم بإدارة الوقت بالشكل الصحيح.

علاوة على ذلك ، لا يمكننا اعتباره مثمرًا ، لأن الشخص الذي يعمل بجسم وعقل متعب لا يمكنه أبدًا إنتاج الكثير.

لهذا السبب يجب أن تأخذ فترات راحة أثناء المهام ويجب ألا تنسى النوم جيدًا كل يوم.

هناك تقنية مستخدمة على نطاق واسع في هذا المجال من قبل العديد من العمال ، وهي تقنية بومودورو. لاستخدام مثل هذه التقنية ، تحتاج فقط إلى مؤشر ، وقد يكون هذا هو هاتفك الخلوي نفسه.

يمكن أن تكون طريقة رائعة لتنظيم وقتك بشكل أفضل وتكون أكثر إنتاجية.

تذكر أن تضع علامة على كل خطوة من هذه الخطوات على أنها مكتملة ، واستخدم نصائحنا هنا معًا ، ولا تبدأ أي إجراء أو إجراء آخر في نفس الوقت. انتظر حتى تكتمل إحدى المهام قبل البدء في المهمة التالية.

شاهد أيضا : هل أنت قائد مبدع أم مفكر تفاعلي

تجنب الأشياء التي تشتت انتباهك

هذه النصيحة مهمة للغاية ، خاصة لمن يعمل من المنزل. من السهل جدًا الخلط بين ساعات العمل والأعمال المنزلية الأخرى.

أيضًا ، يمكن لبعض مصادر الترفيه أن تشتت انتباهك ، مثل التلفزيون ، والأطفال ، والأسرة ، والأصدقاء ، وحتى الحيوانات الأليفة ، والتي يمكن أن تشتت انتباهك وتتسبب في توقفك يومًا ما عن القيام بعملك المقصود.

الإنترنت هو أيضًا عامل يمكن أن يؤدي إلى ضياع الوقت ، وحيث يبدو هذا الترفيه مستمرًا ، سواء كان ذلك في شكل وسائل التواصل الاجتماعي ومقاطع الفيديو واليوتيوب وحتى المقالات والمواقع الإلكترونية.

إذا كنت تحاول تجنب تنشيط حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك طوال الوقت أثناء العمل عبر الإنترنت وعندما تكون في المنزل ، فحاول تنبيه الجميع في المنزل بأنك تعمل حاليًا ، حتى لا يقاطعك أحد أثناء عملك القيام بعمل مهم. أو نشاط.

أعرف بالضبط متى أقول "لا".

من المهم جدًا معرفة متى تقول "لا" لأفعال أو أنشطة معينة تعتبرها غير ضرورية.

مثلا:

لنفترض أنك تعمل مع أشخاص آخرين وأن أحد الأشخاص يأتي ويريد مقابلة معك للتحدث عن موضوع معين تعتقد أنه يمكن حله بمجرد إرسال بريد إلكتروني ، إذا كانت هذه هي حالتك ، فاقترح عليه أن يرسل لك المعلومات التفصيلية عبر البريد الإلكتروني ، وشرح له أن القضية لا تتطلب موعدًا تعاقديًا! إنه في الواقع نوع من إدارة وتنظيم الوقت !!

ستلاحظ بعد ذلك أن يومك سيساعدك على إنجاز الكثير عندما تبدأ في قول لا لأنشطة ومهام معينة ليست إلزامية في ذلك الوقت.

إذا كنت مسؤولاً عن عملك الخاص ولديك أشخاص للعمل معهم ، فإنك تتعلم تعيين المهام لهم. ليس عليك أن تفعل كل شيء بمفردك ، فمن المهم أن تجد أشخاصًا صالحين للعمل معهم.