إدارة المشاريع وفقًا لجمعية إدارة المشاريع (المملكة المتحدة) هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف المشروع المحددة وفقًا لمعايير قبول المشروع في المعايير المتفق عليها. تحتوي إدارة المشروع على منتجات نهائية مقيدة بفترة زمنية وميزانية محدودة.
أحد العوامل الرئيسية التي تميز إدارة المشروع عن مجرد "الإدارة" هو أن لها هذه النتيجة النهائية وفترة زمنية محدودة ، على عكس الإدارة التي هي عملية مستمرة. لهذا السبب ، يجب أن يمتلك محترف المشروع مجموعة واسعة من المهارات ؛ غالبًا مهارات تقنية ، وبالتأكيد مهارات إدارة الأفراد وحساسية تجارية جيدة.
فيما يلي وصف لتعريف إدارة المشاريع الذي وضعه المعهد الأمريكي لإدارة المشاريع (PMI):
بتعبير أدق ما هو المشروع؟ إنه جهد مؤقت لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. المشروع مؤقت لأنه يحتوي على بداية ونهاية محددين في وقت محدد ، وبالتالي هناك قيود في نطاق العمل والموارد اللازمة للتنفيذ.
- ما هي عملية إدارة المشاريع؟
المشروع فريد من نوعه من حيث أنه ليس عملية روتينية بل مجموعة محددة من العمليات المصممة لتحقيق هدف واحد. وبالتالي ، غالبًا ما يضم فريق المشروع أشخاصًا لا يعملون معًا في بعض الأحيان وأحيانًا يتكون من منظمات مختلفة ويمتد أعضاء الفريق إلى عدة مناطق جغرافية. أمثلة على المشاريع: تطوير برمجيات لتحسين العملية التجارية ، بناء مبنى أو جسر ، الإغاثة بعد كارثة طبيعية أو تطوير المبيعات في سوق جغرافية جديدة. يجب إدارة كل هذا بخبرة لتقديم النتائج والتعلم والمشاركة في الميزانية التي تحتاجها المؤسسات.
تتطلب إدارة المشاريع المختلفة العديد من الدراسات المتعمقة لنجاحها بشكل مميز ، لأن علم الإدارة بشكل عام من أهم العلوم المتعلقة بحياة الإنسان ، ويهدف إلى تنظيم العمليات الإدارية المختلفة بكافة أنواعها و على جميع المستويات من أجل تحقيق المصالح الفردية والجماعية للأفراد.
كما أنه يساعد على إيجاد أقوى الحلول اللازمة لجميع المشاكل ، من خلال عمليات مناسبة ومدروسة جيدًا يتم تنفيذها لتتناسب مع طبيعة الحياة العملية المتعلقة بأنظمة محددة من خلال البحث التشغيلي وتحليل الأنظمة الإدارية وإدارة المعلومات.
ما هي مراحل إدارة المشروع؟
المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة المطبقة لتحقيق أهداف معينة لفترة زمنية معينة. إنها مثل الوظيفة الإدارية التي تسعى إلى توجيه أي مشروع في أي مجال من مفهومه إلى تنفيذه.
دورة حياة المشروع
أي مشروع مهما كانت طبيعته وحجم أنشطته يمر بدورة حياة تتمثل في:
1. مشروع التفكير
هذه المرحلة هي المكان الذي تبتكر فيه فكرة المشروع نفسه وتبحث خلاله عن أولوية تلك الفكرة.
2. تخطيط المشروع
تنتقل هذه الخطوة بالمشروع من فكرة محددة إلى خطة تسلط الضوء على أهدافه وكافة أنشطته وخدماته ، بالإضافة إلى الفئات المستهدفة وطرق استخدامها.
3. مراقبة الموارد
بالنسبة لهذه الخطوة ، نحدد الموارد البشرية والمالية التي يحتاجها المشروع لتحقيقه ، بالإضافة إلى تعيين الأفراد وفرق العمل وإسناد المسؤوليات إليهم.
4. تنفيذ المشروع
ينفذ المشروع ويعمل أقسامه بشكل جيد ، إلى جانب التأكد من أنه يسير وفق ما تم التخطيط له في الاتجاه الصحيح.
كيفية اختيار فكرة مشروع ومشاركتها
قد يكون تحديد الاحتياجات لتحقيق أكثر من فكرة أمرًا محيرًا ، فقد لا تتمكن من تحديد الفكرة الصحيحة التي تريد تنفيذها ، ولمعالجة هذا الموقف ، فأنت بحاجة إلى ترتيب أفكارك وفقًا لأولويتها وأهميتها ، و يمكن استخدام العوامل التالية لتحديد الفكرة الصحيحة لمشروعك:
1- حدد إلى أي مدى تحقق هذه الفكرة مهمة وأهداف مشروعك.
2- تحديد مدى فوائد تطبيق هذه الفكرة.
3- تحديد مدى قبول الجمهور المستهدف لهذه الفكرة.
4- تحديد الخبرة اللازمة لتنفيذ المشروع.
5- تحديد مدى توافر القدرة على تنفيذ هذه الفكرة.
6- تحديد التكلفة المطلوبة لتنفيذ الفكرة.
ما هي مراحل إدارة المشروع؟
تتطلب إدارة المشاريع المختلفة العديد من الدراسات المتعمقة لنجاحها بشكل مميز ، لأن علم الإدارة بشكل عام من أهم العلوم المتعلقة بحياة الإنسان ، ويهدف إلى تنظيم العمليات الإدارية المختلفة بكافة أنواعها. وعلى جميع المستويات من أجل تحقيق المصالح الفردية والجماعية للأفراد.
كما أنه يساعد على إيجاد أقوى الحلول اللازمة لجميع المشكلات ، من خلال عمليات مناسبة ومدروسة جيدًا يتم تنفيذها وفقًا لطبيعة الحياة العملية المتعلقة بأنظمة محددة من خلال البحث التشغيلي وتحليل الأنظمة الإدارية وإدارة المعلومات.
ما هي مراحل إدارة المشروع؟
المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة المطبقة لتحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية معينة. إنها مثل الوظيفة الإدارية التي تسعى إلى توجيه أي مشروع في أي مجال من مفهومه إلى تنفيذه.
دورة حياة المشروع
أي مشروع مهما كانت طبيعته وحجم أنشطته يمر بدورة حياة تتمثل في:
1. مشروع التفكير
هذه الخطوة هي المكان الذي تتوصل فيه إلى فكرة المشروع نفسه وتبحث في أولوية تلك الفكرة.
2. تخطيط المشروع
تنتقل هذه الخطوة بالمشروع من فكرة محددة إلى خطة تسلط الضوء على أهدافه وكافة أنشطته وخدماته ، بالإضافة إلى الفئات المستهدفة وطرق استخدامها.
3. مراقبة الموارد
لهذه الخطوة نحدد الموارد البشرية والمالية التي يجب أن ينفذها المشروع ، بالإضافة إلى تعيين الأفراد وفرق العمل وإسناد المسؤوليات إليهم.
4. تنفيذ المشروع
تنفيذ المشروع وعمل أقسامه بشكل جيد ، بالإضافة إلى التأكد من أنه يسير وفق الخطة في الاتجاه الصحيح.
كيفية اختيار فكرة المشروع ومشاركتها
تحديد الاحتياجات لتحقيق أكثر من فكرة يمكن أن يكون مربكًا ، لأنك قد لا تتمكن من تحديد الفكرة الصحيحة التي تريد تنفيذها ، وللتعامل مع هذا الموقف ، تحتاج إلى تنظيم أفكارك وفقًا لأولويتها وأهميتها ، ويمكن استخدام العوامل التالية لتحديد الفكرة الصحيحة لمشروعك:
1- حدد إلى أي مدى تحقق هذه الفكرة مهمة وأهداف مشروعك.
2- تحديد مدى فوائد تطبيق هذه الفكرة.
3- تحديد مدى قبول الجمهور المستهدف لهذه الفكرة.
4- تحديد الخبرات اللازمة لتنفيذ المشروع.
5- تحديد مدى توافر القدرة على تنفيذ هذه الفكرة.
6- تحديد التكلفة المطلوبة لتنفيذ الفكرة.
إدارة موارد المشروع
في هذه المرحلة عليك أن تقوم بإعداد وإعداد الكادر البشري الذي سيتولى الأعمال المختلفة للمشروع ، بالإضافة إلى تخصيص وإعداد الموارد المالية والعينية اللازمة لمشروعك على النحو التالي:
أولاً: الموارد البشرية
حدد الوظائف الرئيسية لمشروعك ، ممثلة بمدير المشروع ، والمساعد والباحث ، بالإضافة إلى المحاسب ، والسكرتير ، إلخ. يجب أن تبذل قصارى جهدك لتعيين الأشخاص المناسبين لهذه الوظائف بدقة.
كما تحدد المهارات المطلوبة في كل وظيفة ، حيث يساعد ذلك في الوصول إلى الموظفين المناسبين وتعيينهم. من الأفضل أيضًا تحديد مستوى مهارة موظفي المشروع وتزويدهم بمهارات وخبرات متعمقة لرفع مستوى مهاراتهم. للمشروع.
قم بتطوير نظام عمل لمشروعك بعد تحديد المهارات اللازمة للموظفين وتوظيفهم وتدريبهم.
وتحتاج إلى تحقيق نظام فعال من خلال عمل قائمة تتضمن المهام التي يجب أن يؤديها كل موظف في المشروع والتي تسمى "الوصف الوظيفي" بعد توزيع المهام عليهم حسب الوصف الوظيفي.
حرصاً على إنتاجية الموظفين وكفاءتهم ، يجب تحديد الوقت والجهد اللازمين لتنفيذ المهام والمهام المختلفة الموكلة إليهم ، وبالتالي يمكنك وضع جدول زمني محدد للمهام الموكلة إلى الموظفين ، مع تحديدها لهم. المهام التي سيتم تنفيذها بالوقت والجهد.
ثانياً: ادارة الموارد المالية والتقنيات والمعدات
في هذه المرحلة ، يتم تعقب أموال ومعدات مشروعك وإعدادها ، وتقدير الأموال التي سيتم إنفاقها على المشروع في مختلف مراحله وإجراءاته وأنشطته.
يتم تحديد المعدات والأجهزة اللازمة للموظفين لأداء عملهم في المشروع ، ومن هذا يتم وضع ميزانية تقديرية لمشروعك لمساعدتك في توفر هذه الأموال والتقنيات اللازمة لتنفيذ المشروع.
طلب مشروع
في هذه المرحلة يتم تنفيذ مشروعك والإعلان عنه ، حيث يباشر فريق العمل في تنفيذ الإجراءات والإجراءات المتفق عليها خلال خطة المشروع وخطة العمل الإستراتيجية ، لأن أهمية الإدارة في هذه المرحلة تتيح طرق التحكم في سير عمل المشروع على النحو المنشود. وقم بإجراء التغييرات والتحسينات اللازمة على إجراءات ومهام مشروعك في حال حدوث تغييرات في بيئة العمل.
يمكنك تتبع تقدم مشروعك باستخدام الطرق التالية:
أولاً: تتبع خطة مشروعك
التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح لتحقيق الأهداف المرجوة ، بالإضافة إلى مراقبة الخدمات والأنشطة التي تم تنظيمها وتسليمها في الوقت المناسب للفئات المستهدفة.
حدد الأنشطة المتبقية التي يتعين إكمالها ، بالإضافة إلى ضمان اتساق وتوافر الخطوات والإجراءات اللازمة لتنفيذ مشروعك ، ولا سيما الإجراءات المرتبطة ببعضها البعض. في جميع جوانبه الموضوعية.
ثانياً: مراقبة الموارد المالية
يجب التأكد من أن رصيد المشروع المنفذ لا يعاني من أي نقص أو نقص في الأموال ، وأن الأموال تنفق فقط على التوريدات المخصصة له ، بالإضافة إلى ضمان التعامل مع المصاريف غير المتوقعة بشكل مستمر ، أي: بحاجة لرصد دقيق أثناء تنفيذ المشروع.
ثالثاً: متابعة الموظفين
عندما تهدف إلى تحقيق الإنجازات والأنشطة اللازمة لموظفي المشروع وتعديلها في الاتجاه الصحيح ، يتم ذلك من خلال متابعتك إلى حد التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل الخاصة بك.
بالإضافة إلى إعداد تقارير العمل المطلوبة وعقد الاجتماعات اللازمة بشكل مستمر لمناقشة المشروع مع تبادل المعلومات والخبرات حول هذا الموضوع ، بالإضافة إلى متابعة مدى استعداداتهم لتنفيذ أنشطة المشروع المتبقية.
ومتابعتك لمدى التزامهم بإنجاز مهامهم وأداء أدوارهم بشكل جيد ومدى تعاونهم كفريق واحد لتسهيل إجراءات المشروع واتخاذ القرار الصحيح بشأنه.
رابعاً: تنفيذ استراتيجية إدارة المخاطر
قد لا تتوقع أن يحدث كل شيء خلال مرحلة التخطيط والإعداد لمشروعك ، حيث أن هذا وضع طبيعي تمامًا ، ولكن قد يتعرض مشروعك لمخاطر معينة أثناء عملية التنفيذ.
0 تعليقات